入職して半年ほど経ち仕事にも慣れてきたころだと思います。これからさらに仕事の効率を上げ、質を高めるために、整理整頓の重要性についてお伝えしたいと思います。

皆様の職場では、整理整頓は出来ていますでしょうか？

整理整頓の重要性ややり方をまとめましたので、是非参考にしてみてください。

整理整頓とは

整理整頓とは簡単にいうと、単に薬局内を綺麗にするだけではなく、必要な物が必要な場所に配置されていることだと思います。

書類を探す手間、文房具を探す手間にかかる時間は、業務上無駄な時間です。

少しでも無駄な時間を減らすためにも、必要な物は必要な場所に、誰でも把握でき、簡単に手に取れる場所に管理していくことが求められます。

1．整理整頓をするにあたり

綺麗好きの方がいらっしゃれば、常にきれいな状態が保たれていることが多いです。

ですが、その場合はその方のやり方が中心となり、必要な物が簡単に見つからない、どこにあるかをその方に聞かないと分からないなら、これも時間のロスになります。

薬局の動線、必要書類や必要文房具の使用頻度をよく考え、優先度が高いものほど手に取りやすい場所に配置することが望ましいです。

2．実際に整理整頓をする際

実際に整理整頓をする際は、1人で行うことは大事ですが、他の方の意見も聞く必要があります。

自分さえ分かっていればよいわけではありません。そのため、「これはここに配置します。」「この書類はこのファイルにまとめておきます。」など情報を共有することが大事です。

また1度で全て覚えれることではないため、名札を付けたり、一覧表を作成したりすることで業務の効率化が図れます。

3．整理整頓で必要な事

きちんとファイリングや配置をしたものの、使用後に出しっ放し、別の場所に収めるなど、有るべき物が、有るべき場所に無い事は、従業員の中でも不満の材料になります。

「誰ですか？？こんなところに収めたの！！」

「誰ですか、出しっ放しは！！」

といった不満の声が上がります。

そのため、有るべき物が有るべき場所に収まるように、必ず片づけを徹底する必要があります。

これは管理者や責任者が担当することが望ましいですが、1人1人の心がけが一番大事です。

整理整頓のメリット

先述した通り、時間のロスを減らすことができる事、加えて業務の効率化が図れます。小さな不満から大きな確執が生まれることもありますが、この部類の火種も解消されます。

また、整理整頓することで、必要な文房具、必要なファイルの数が分かるため、余分な在庫を抱える必要がなくなります。「いくつ以下になれば追加する」、「どれくらい必要か」が分かるため、備品の発注の手間も省けます。

整理整頓はメリットをたくさん生んでくれます。

“整理整頓することで期待できるそれ以上の効果”

整理整頓をするにあたり、周りを見渡し

「どこに何を置くとどうなるだろうか？」

「ここに置いたらどのような動線になるだろうか？」

と先を見ることになります。

それには、従業員皆さんが効率よく動けるようにする必要があるため、思い付きの配置はしないことが前提です。

現状を考えより良い方向に進むにはどうすれば良いかを考えるのも、整理整頓の考えが関係してきます。

“整理整頓ができている方は人生設計が上手”

現状を見て、「その先どうすれば良くなるだろうか？」「今の何が良くないだろうか？」と考えることが非常に大事です。それは自身の人生の考えにも共通します。

今の自分に足りていない事、それをどのように整理し行動していくか、自分の考え方の整理整頓です。

整理整頓を常に心がけている方は、人生の分岐点に差し掛かった際の選択肢も豊富に持っている事が多いです。それは、今の自分と未来の自分をきちんと整理されているためです。

整理整頓ができる人になるには

もともと綺麗好きであれば、必然と行動に移しやすいです。しかし、掃除が苦手、片付けが苦手といった方は、時間の設定が曖昧な事が多いと考えています。

「これは直前で良いか…」

「期日はいつまで？」

「面倒だから後回し」

といった考えでは、整理整頓に必要な時間の設定ができてません。

時間を大事にすることで、

「これは使ったらすぐにここに戻そう。」

「この書類がここにあったら探すのに手間がかかるから、すぐにまとめておこう。」

つまり、整理整頓とは時間の使い方とも言えます。

“時は金なり”

整理整頓ができることで、使える時間が増えます。そのため、新たに生まれた時間を更に自身の成長のために使うことができます。

急に今から実行すると決めても、なかなかどうすれば良いか分からない方も多いと思いますが、まずは自分の机の中の整理、ごみ出しの日の把握、書類の必要可否の選別など、小さなことから始めて、慣れてくれば全体的に見ることが良いです。

掃除は才能ではなく、努力で改善できるものです。

自身のやる気さえあればできると考えています。

まとめ

単に整理整頓は片付けることではなく、時間を有効に使用する為の手段であり、それにより生まれた時間は更に有効に利用できます。反対に“時間を得るために整理整頓をする”と考えることも大切だと考えています。

入職して半年、業務にも慣れてきたタイミング。さらに効率的に仕事をできるよう、整理整頓をする習慣を身に着けるよう意識してみましょう。